Assistant Administration de la Formation en alternance H/F - ON AIR FITNESS

Vous participez à la gestion administrative et logistique des formations du réseau ON AIR : organisation des plannings, préparation et suivi des dossiers, échanges avec les participants et les clubs, mise à jour des outils et classement des documents.

Vous êtes accompagné(e) par l'équipe formation dans votre prise de poste, avec une montée en autonomie progressive selon le développement de vos compétences.

Organisation et coordination des formations

• Planifier les sessions en lien avec les formatrices et les clubs, et actualiser les plannings en cas de changement,

• Suivre les inscriptions et les effectifs, envoyer les convocations et communiquer les informations pratiques,

• Coordonner la logistique : réservation des salles, préparation du matériel, des supports et des outils de formation à distance.

Gestion administrative et suivi qualité Qualiopi

• Préparer et suivre les dossiers de formation : conventions, programmes, émargements, évaluations et attestations,

• Collecter les pièces, vérifier leur présence et leur cohérence, effectuer les relances et assurer leur archivage,

• Suivre les questionnaires de satisfaction et mettre à jour les éléments de preuve nécessaires à la démarche Qualiopi et à la préparation des audits,

• Signaler les anomalies et contribuer à l’amélioration des procédures avec l’équipe formation.

Suivi des Visites Mystère

• Réceptionner les Visites Mystère et intégrer l’ensemble des fichiers et résultats dans l’extranet,

• Analyser les points forts et les axes d’amélioration au regard des process et des standards du réseau ON AIR,

• Préparer les comptes-rendus destinés aux formatrices pour leurs appels aux franchisés, puis les soumettre à validation,

• Assurer la traçabilité des résultats et des actions de suivi.

Gestion des commandes, des supports et des devis

• Centraliser les besoins et suivre les commandes de matériel et de supports : packs de formation, présentations commerciales imprimées sur aluminium,

• Organiser les commandes de baskets personnalisées récompensant les clubs ayant obtenu 100 % aux Visites Mystère,

• Assurer les échanges avec les fournisseurs et suivre les livraisons,

• Préparer les devis, les soumettre à validation et assurer leur saisie, leur import ou leur export dans le logiciel de gestion.

Communication et suivi de l’activité

• Répondre aux demandes administratives, passer les appels de suivi et effectuer les relances auprès des clubs, des participants et des fournisseurs,

• Actualiser Notion pour fiabiliser les informations et les indicateurs d’activité,

• Préparer les comptes-rendus de réunion et suivre les actions et les échéances,

• Réaliser les facturations.

• Vous préparez une formation en gestion administrative, assistanat, gestion de PME, ressources humaines ou coordination de la formation, de niveau Bac+2 à Bac+3,
• Une première expérience administrative, associative ou en entreprise est appréciée,
• Un intérêt pour le secteur du fitness et de la formation professionnelle est un atout.

Savoir-faire

• Bureautique & Numérique : Maîtrise des tableurs et outils de messagerie, aisance avec les logiciels informatiques,

• Communication : Excellente expression écrite et orale,

• Gestion administrative : Suivi rigoureux de plusieurs dossiers simultanés et respect des échéances,

• Réglementation & Outils : Connaissance appréciée de Notion ou Qualiopi (accompagnement prévu à l'intégration).

Savoir-être

• Organisation & Rigueur : Méthode, précision et souci du détail,

• Réactivité : Capacité d'anticipation et gestion des priorités,

• Relationnel & Esprit d'équipe : Sens du service, bienveillance et aisance relationnelle,

• Posture : Discrétion, autonomie progressive et envie d'apprendre.